Implantacion del Kanban y su aplicación en sanidad 

La crisis actual en sanidad  y la necesidad de reorientar su gestión para hacer las organizaciones más dinámicas, competitivas y eficientes es un tema que ya han resuelto otros sectores (automoción, aeronáutica,…) desde hace décadas. Ahora mas que nunca es el momento de su desarrollo en sanidad.

La Técnica del Kanban  es totalmente aplicable en sanidad ya que contribuye  a reforzar los requerimientos del cliente interno y externo que demandan mayor flexibilidad, rapidez y eficiencia.

El sistema Kanban de forma conceptual se basa en que cada producto se encuentra almacenado en dos cajones. Cada cajón contiene la misma cantidad de material. El cajón anterior está marcado con una tarjeta verde y cajón trasero o posterior está marcado con una tarjeta roja. Cuando se acaba el material del primer cajón el personal sanitario extrae la tarjeta verde, depositándola en el lugar habilitado para ello y continúa consumiendo del segundo cajón. Si se agota el material del segundo cajón se extrae la tarjeta roja, depositándola igualmente en el lugar habilitado para ello. El personal de almacén realiza la lectura de las tarjetas mediante una pistola lectora de códigos de barras originando el pedido de material al almacén general que es repuesto depositándolo en el cajón correspondiente junto con su tarjeta.

La simplicidad del sistema hace que sea realmente operativo proporcionando las siguientes ventajas:

a) Permite al personal sanitario liberar tiempo para dedicarlo a la actividad sanitaria ya que no tiene que encargarse de:

Inventariar y transmitir informáticamente los pedidos a almacén
Reponer el material en las estanterías
Revisar las caducidades y/o mermas de material

b) El material se encuentra claramente identificado y localizado, tanto físicamente como informáticamente (esto no sucedía en el sistema push) por lo que las roturas de stock de una unidad podían ser automáticamente resueltas al conocer de forma inmediata el stock y su localización exacta en cualquier otro subalmacén del hospital.

c) La implantación de armarios estandarizados facilita al personal asistencial localizar el material en cualquier departamento. De hecho podría señalarse que la principal sistemática de 5S (seiri-organización, seiton-orden, seiso-limpieza, seiketsu-control visual, shitsuke-disciplina y hábito) implantada en un hospital es el sistema Kanban.

d) Reduce drásticamente el stock en las unidades y en el almacén general, ya que sólo se suministra cuando se ha consumido el material, es decir, cuando hay tarjeta.

 En la actualidad, si una organización no es lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios del mercado se podría decir que esa empresa estará fuera de competencia en muy poco tiempo.

¿Qué es ser flexible?, de acuerdo a su definición literal es "Que se puede doblar fácilmente, que se acomoda a la dirección de otro", esto aplicado a nuestros procesos se traduciría, "que se acomoda a las necesidades y demanda del cliente", tanto de diseño, calidad y entrega.

La necesidad de producir eficientemente sin causar trastornos ni retrasos en la entrega de un producto o servicio determinado es un factor de suma importancia para las organizaciones que desean permanecer activas en un mercado como el actual, que exige respuestas rápidas y cumplimientos en calidad, cantidad y tiempos de entrega.

Por lo tanto, la implementación de sistemas más eficientes ha llegado a ser un factor que se debe marcar como primordial por implementar en cualquier tipo de organización.

El sistema Kanban, conocido como sistema de "pull", tiene sus propias características a la hora de funcionar, pues las máquinas o los procesos no se ponen en marcha hasta que se les solicita que lo hagan, de manera que no se generan inventarios innecesarios que quizá al final queden como excedentes.

El sistema de producción "pull" está soportado por el kanban, una metodología de origen japonés que significa "tarjeta". Esta técnica sirve para cumplir los requerimientos de material en un patrón basado en las necesidades de producto terminado, que son los generadores de la tarjeta de kanban, y que se enviarían directamente a los procesos para que procesen solamente la cantidad requerida.

El sistema Kanban funciona bajo ciertos principios, que son los que a continuación se enumeran:

Eliminación de desperdicios.

Mejora continua

Participación plena del personal

Flexibilidad de la mano de obra

Organización y visibilidad

Kanban debe ser utilizado como una herramienta para lograr una ventaja competitiva ya que su fin último es entregar productos a tiempo, con la calidad que requiere, y a un mejor precio.

Hoy en día la mayoría de las empresas buscan aumentar la eficiencia de sus procesos y ser más efectivos, aquí es donde entra Kanban como una ayuda muy útil y efectiva.

Kanban nos servirá para lo siguiente:

Poder empezar cualquier operación estándar en cualquier momento.

Dar instrucciones basados en las condiciones actuales del área de trabajo.

Prevenir que se agregue trabajo innecesario a aquellas órdenes ya empezadas y prevenir el exceso de papeleo innecesario.

Es importante que el todo el personal comprenda como un sistema Kanban va a facilitar su trabajo y mejorar su eficiencia.

Se considera que son 4 las fases principales para una buena implantación del sistema Kanban. Estas son:

Fase 1. Formar a todo el personal en los principios de KANBAN, y los beneficios de usar KANBAN.

Fase 2. Implementar KANBAN en aquellos procesos con más problemas y en los que sea necesario evidenciar o sacar a la luz los problemas ocultos.

Fase 3. Implementar KANBAN en el resto de los procesos.

Fase 4. Realimentación. Esta fase consiste en la revisión del sistema KANBAN, los puntos de suministro y los niveles de stock de las tarjetas kanban.