Lean Officce es básico para lograr una mejora en los resultados empresariales y para mejorar la experiencia de cliente
La clave para entender el alcance de lo que supone abrazar Lean Administration o Lean Offfice como vía de mejora, implica entender unos conceptos básicos que tienen un peso enorme en la construcción del Sistema Lean.
Si no se capta su importancia es imposible alcanzar una aplicación positiva del Sistema mismo. Éstos constituyen la esencia del Sistema, ya que en ellos se apoyan todas las elaboraciones que llevan a su construcción.
Estos conceptos son:
-VALOR
-DESPILFARRO
-FLUJO
Cualquier actividad humana dirigida a la creación de algo útil requiere la focalización sobre estos 3 conceptos que voy a comentar brevemente.
VALOR
Es un concepto clave ya que la creación de valor es la razón de ser de todo tipo de organización . El valor producido lo evaluan los que lo utilizan, es decir los clientes y en el caso de la Administración Pública los ciudadanos y las empresas. El objetivo de cualquier organización debería ser maximizar este valor, consiguiéndolo con el mínimo volumen de recursos y de desplifarros.
La mejora del rendimiento y la satisfacción del cliente van unidas cuando es el aporte de valor el driver para buscar el elemento común a ambas metodologías
DESPILFARRO
El despilfarro es cualquier empleo de “recursos” que no añade valor a lo que se hace para satisfacer a un cliente.
A la creación de valor siempre le acompañan unos desplifarros. Un ejemplo sencillo de desplifarro: un trabajador que no esta desarrollando ninguna tarea porque esta a la espera de recibir la información o material necesario, para realizar los trabajos que tiene asignados.
Todas las actividades de mejora desarrolladas por la metodología Lean están dirigidas a reducir los desplifarros. Este enfoque caracteriza al Sistema Toyota en el sentido más profundo.
FLUJO
El término “flujo” es una palabra totalmente nueva en el contexto de la Administración Pública, que no existe en el vocabulario de directivos y empleados.
Esta palabra sirve para indicar una “sucesión de fases” en las que se crea valor y representa uno de los términos más importantes de la metodología y de la mejora de las operaciones en la Administración Pública
Su importancia se debe al hecho de que cualquier actividad desarrollada en un organismo de la Administración Pública se realiza “según un flujo” que en realidad es “invisible” para las personas que tengan cargos de responsabilidad en esta estructura.
El hecho de que el flujo sea invisible, determina que los desplifarros que vayan ocurriendo a lo largo del flujo, sean, tambien, en su mayor parte invisibles.
Mientras que los conceptos de valor y desplifarro son presentes y conocidos, aunque por lo general no haya la necesaria focalización, el concepto de flujo está muy poco puesto en evidencia y prácticamente no se ha desarrollado en la Administración Pública.
El resultado es que la falta de focalización en el “flujo” impide la puesta en evidencia de desplifarros.
En el Sistema Lean el término “Flujo” tiene la misma importancia que los términos Valor y Desplifarro y puede decirse que a través de su aplicación resaltan todas las profundas innovaciones del Sistema.