Lean Office y Productividad

Unas altas expectativas de los clientes, las presiones de reducir costes, los márgenes cada vez mas reducidos son situaciones que nos encontramos cada día.

Lean Manufacturing, o en este caso Lean Office es una filosofía de trabajo en la cual el valor generado para el cliente dirige las operaciones y ha facilitado una solución para muchas organizaciones eliminando actividades de no valor ayudando a reducir tiempos, a incrementar la productividad y a mejorar la calidad y la entregas.

Si consideramos que más del 60 por ciento de todos los costes relacionados con conocer la demanda de los clientes son costes de administración o no directamente relacionados con actividades productivas, entenderemos por que las compañías están usando lean office como un factor clave de productividad para racionalizar y eliminar el despilfarro de las oficinas y de procesos administrativos y conseguir ahorros de base.

Lean es un enfoque muy relevante para todas aquellas economías que dependen de los Servicios. Sólo aquellas compañías que provocan ventajas en costes y una clara respuesta a las necesidades de los clientes van a sobrevivir en los mercados.

Lean puede facilitar a las compañías de servicios la respuesta a esta necesidad, no sólo por que mejora la eficiencia de la organización, sino porque da respuesta a las necesidades de los clientes y al rendimiento económico del negocio, y llama la atención lo poco utilizado si consideramos el alto porcentaje que representa el sector servicios en las mayores economías y en particular en España es de un 75,1% frente un 22,4 % de industria.

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Relevancia de Lean en compañías de servicios -  excelencia operacional y flexibilidad -

A pesar de la relevancia de la inversión en la tecnología y en la formación, los clientes se encuentran con largos tiempos de servicios e impredecibles tasas de error.  Un sistema de gestión creado entorno a lean no solo va a facilitar alcanzar la excelencia operacional si no que también nos va a dar flexibilidad en la forma en la que se gestionan las operaciones.
Lo que requieren las organizaciones de servicios es desarrollos robustos, libres de desperdicios, procesos flexibles, que mantengan la orientación a las necesidades de cliente. Solo las organizaciones que tienen unas operaciones eficientes van a poder cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes

Beneficios de Lean Office.

Cuando se aplica Lean en los procesos administrativos de las Organizaciones puede afectar a todos los niveles de la misma

Nivel de la empresa: racionaliza y acelera esos procesos que se relacionan con clientes externos y proveedores como el asiento de pedidos, el servicio al cliente, el procesamiento de facturas pendientes, el proceso comercial y de ventas, la investigación y desarrollo, el desarrollo de producto y la distribución.
 
Nivel organizativo: racionaliza procesos clave de soporte (por ejemplo. Tecnología de la información, recursos humanos, ingeniería, compras), identifica los requisitos del cliente internos y de valor, mejora la comunicación y la cooperación inter funcional.

Nivel departamental: Enfocados sobre los objetivos, reduce las actividades que requieren el tiempo pero añaden poco valor, mide la cadencia de la operación (Takt Time), crea un flujo para reducir los errores, implanta Pull y los sistemas de Kanban y usa Gestión visual para identificar el flujo de las actividades.

Nivel individual: reduce el papeleo, las actividades manuales y los errores usando procedimientos de trabajo estándar, mejora la organización interna, y aclara los roles individuales, las responsabilidades y los objetivos.
Únicamente cuando se ha integrado la actividad administrativa podremos decir que se empieza a ser una organización Lean.